Control de gestión. Más allá de la contabilidad.

La contabilidad ha sido tradicionalmente el instrumento de control utilizado para valorar el estado de las empresas. Legalmente, en España, dependiendo de su forma jurídica, los empresarios tienen como obligación la llevanza de libros contables, en el caso más abundante de las sociedades mercantiles, llevanza de contabilidad ajustada al Código de Comercio.

Esta contabilidad tiene como destinatarios principales a los socios y/o gerencia, a la Administración que ejerce su labor fiscalizadora a través de las cuentas y a terceros como acreedores y entidades financieras.

En las empresas más pequeñas, se sigue considerando un mero requisito legal-formal con el que cumplir, y al que no se le otorga gran importancia ni valor. Esto es debido, en muchos casos, al desconocimiento del lenguaje contable por parte de la gerencia; llegando incluso a gestionar el negocio solamente con el control del saldo de tesorería disponible, que ejerce la función de un termómetro de la gestión empresarial. No obstante, si bien la llevanza de una contabilidad ordenada es requisito necesario para una buena gestión empresarial también podemos afirmar que es a su vez insuficiente.

Podría enumerar todo aquello que refleja la contabilidad y todo aquello que no; no siendo objeto de este artículo tal enumeración, resumo brevemente sus limitaciones:

  1. La contabilidad ofrece datos del pasado de la empresa.¿Qué ocurriría si condujésemos nuestro coche mirando solamente al espejo retrovisor? La respuesta es evidente, nos estrellaríamos con el primer obstáculo o nos saldríamos de la carretera en la primera curva. Pues bien, en las empresas ocurre algo similar.
  2. Solamente nos ofrece datos económicos y estáticos. Nos muestra el resultado y la situación patrimonial en un momento puntual. Esta información no nos dice como está evolucionando nuestro mercado, nuestra competencia, ni siquiera nos dice si nuestro resultado es bueno o malo.

Si tuviésemos ante nosotros una cuenta de resultados de una empresa que obtiene un beneficio de 60.000 euros ¿podemos afirmar que es un buen resultado? En principio, podemos afirmar que es un resultado positivo y obviamente mejor que tener pérdidas. Sin embargo, si queremos saber si es un buen resultado, deberíamos saber cuál era el resultado previsto para ese periodo, así como saber cuál es el resultado de las empresas de la competencia. Si las empresas de la competencia obtienen de media un resultado superior o lo consiguen con menores recursos, tal vez nuestro aparentemente buen resultado no lo sea tanto, al menos si lo que deseamos como buenos gestores de empresa es maximizar el beneficio.

Como vemos, la contabilidad por sí sola, no aporta suficiente información a la hora de conocer la marcha y el futuro del negocio.

Ante estas premisas, surge la pregunta ¿Qué instrumento podemos utilizar entonces para gestionar adecuadamente nuestra empresa?

El instrumento es el Control de Gestión o controlling. El Control de Gestión consiste en esencia en, analizar el pasado, gestionar el presente y predecir el futuro, facilitando la toma de decisiones de la dirección en base a datos objetivos, con el fin de lograr los objetivos estratégicos y operativos de la empresa.

El control de Gestión no está sujeto a ningún tipo de normativa, por lo cual, no existen unas reglas definidas en cuanto a lo que debe incluir o excluir, ha ido evolucionando en función de las necesidades de información de las empresas y en función de los recursos que éstas dedican al mismo. Inicialmente el Control de Gestión estaba reservado a las grandes corporaciones, que dado su volumen de operaciones necesitaban herramientas de control, y a su vez disponían de suficientes recursos para mantener un departamento destinado a ejercerlo. En este punto el control de gestión fundamentalmente se dedicaba a la realización de presupuestos y contabilidad analítica, preocupándose fundamentalmente de que los costes no se desviasen de lo presupuestado.

Actualmente, el control de gestión, ya no está reservado a las grandes empresas. Los avances tecnológicos y los sistemas de información, hacen que la materia prima (datos) sea mucho más fácilmente accesible y que se necesiten menos recursos para su procesamiento, posibilitando el acceso a estas herramientas a empresas que antes sería inviable desde un punto de vista coste-beneficio, además actualmente, el objetivo principal es alinear la operativa diaria con la estrategia de la empresa.

Las empresas que quieren sobrevivir en un mercado competitivo, necesitan gestionar adecuadamente su negocio. Para ello necesitarán implementar un sistema de Control de Gestión.

¿Qué puede aportar un sistema de Control de Gestión a la empresa?

El sistema de Control de Gestión permitirá:

  • Fijar la misión, visión y objetivos generales de la empresa, saber quiénes somos y a donde vamos

  • Analizar mediante un análisis interno y análisis externo la posición de la empresa en el mercado (donde estamos), tener una visión global de lo que ocurre en la empresa, analizar lo que ha sucedido explicando las causas que han llevado a la empresa a estar donde está.
  • Definir el modelo de negocio y estrategia, saber cómo vamos a legar a los objetivos marcados, proyectar el futuro anticipando los riesgos posibles; ya no estamos hablando simplemente de realizar presupuestos y controlar costes; hablamos de conocer el modelo de negocio con el que queremos presentarnos al mercado, analizar la cadena de valor del negocio, identificar los eslabones críticos, planificar y alinear la estrategia con la operativa.
  • Controlar el desempeño mediante indicadores clave que estarán alineados con los objetivos estratégicos de la empresa, y que permitirá a la dirección mediante informes de gestión analizar la correcta marcha del negocio, así como anticipar posibles imprevistos y plantear rectificaciones de los planes presupuestados.

 

Séneca dijo ” Ningún viento será bueno para quien no sabe a qué puerto se encamina “, si buscamos llevar nuestro barco a buen puerto, si buscamos saber más de nuestra empresa, si queremos ser más eficientes, controlar los riesgos y que todo esto nos ayude a obtener mejores resultados, demos un paso más allá de la contabilidad, Control de Gestión .

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Era digital, ¿estáis preparad@s?

¡¡Hola lectores!!

Recientemente he visto en televisión un anuncio de Vodafone que me ha llamado la atención; en él aparece Steve Wozniak, cofundador de Apple, emitiendo un discurso ante un auditorio repleto de gente joven en el que se define como becario de la era digital. A pesar de lo aparentemente gracioso y propagandístico del mensaje, a mi entender no le falta razón, pues los cambios se producen a tanta velocidad que resulta realmente complicado considerase un experto es esta materia.

En los últimos años los avances tecnológicos se han sucedido de manera constante y a gran velocidad. Resulta realmente sencillo identificar los grandes cambios mirando al pasado; somos conscientes de la revolución que sufrimos con la implantación a nivel general de los ordenadores personales en la década de los 80, con la llegada de los teléfonos móviles en la década de los 90, la llegada de internet, los smartphones…. No resulta tan sencillo identificar estas revoluciones cuando se producen en nuestro día a día o anticiparlas en el futuro que nos espera.

Todos estos avances tecnológicos han cambiado y están cambiando nuestra vida y nuestra forma de relacionarnos en lo personal y profesional, afectando a todas las áreas y sectores. Actualmente podemos ver como un cirujano recibe ayuda de un robot para una complicada intervención quirúrgica, un mecánico enchufa nuestro coche a una máquina que le dice cuál es la avería, compramos y vendemos a través de internet en cualquier parte del mundo, sin necesidad de más intérprete o interlocutor que una página web, viajamos en nuestro coche con total confianza guiados por un sistema GPS que nos lleva por la ruta más rápida a nuestro destino, nos comunicamos en tiempo real por videoconferencia con cualquier parte del mundo… Todas estas cosas que actualmente consideramos habituales, serían inimaginables hace no muchos años.

En nuestro día a día profesional, vemos como los avances tecnológicos han ido modificando el ámbito empresarial, los modelos de negocio tradicionales se han ido quedando obsoletos, dando paso por un lado a gran número de negocios digitales y produciendo por otro lado profundos cambios en los procesos productivos de las empresas más punteras y sustanciales cambios en la generalidad de empresas. La tecnología y el tratamiento de la información se han convertido en elementos clave de éxito y de ventaja competitiva de las empresas que desean estar en los puestos de cabeza de la competición por lograr satisfacer los constantes cambios en las necesidades de un cliente cada vez más exigente y mejor informado (gracias a las tecnologías de la información). A día de hoy cualquier cliente puede encontrar un bien o servicio sustitutivo del que nuestra empresa ofrece simplemente con una sencilla búsqueda en Google, esto hace que sea indispensable establecer como constante estratégica la orientación al cliente y la mejora continua.

Los sistemas de información (SI) cobran especial importancia en este sentido y en un momento, en el que palabras como “big data” y “business intelligence” son de uso frecuente en el mundo empresarial. Por SI entendemos un conjunto interrelacionado de elementos que recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para ayudar a la toma de decisiones y control de una organización. En palabras de William Thomson, “Lo que no se mide, no se puede mejorar

La información es la materia prima de todo SI, esta información se obtiene mediante el procesado de los datos almacenados en distintos orígenes de forma que resulten comprensibles y añadan más valor que los simples datos.

Al mismo tiempo que se han ido produciendo cambios y avances tecnológicos en la vida cotidiana, la Administración no se ha quedado atrás. En los últimos años hemos visto como paulatinamente han ido incrementándose las obligaciones tecnológicas para con las relaciones con la Administración, certificado digital, comunicaciones electrónicas, y muy recientemente el tan sonado SII (suministro inmediato de información del IVA) que por el momento solo afecta a grandes empresas pero que seguramente acabará extendiéndose al total de empresas como ha ocurrido con otras reformas, dotan a la Administración de una poderosa información para ejercer su labor fiscalizadora en un tiempo muy reducido, dificultando cada vez más librar esos cuatro años de prescripción sin recibir una desagradable inspección.

La mayor parte de las pequeñas empresas han pasado de realizar sus tareas administrativas de forma manual a gestionarlas mediante hojas de cálculo, o en el mejor de los casos mediante algún tipo de software genérico, lo cual en muchos casos es insuficiente y en la mayoría de los casos no está adaptado a sus necesidades. Es habitual que muchas empresas cuenten con distintas herramientas no integradas para su gestión, facturación, contabilidad, RR.HH., comunicación, distribución, control de proyectos, presupuestos… provocando de este modo duplicidades de datos, inexactitudes, y una gran ineficiencia en el trabajo a la par de una gran pérdida de valiosa información al no poder contrastar y unificar datos de unas fuentes con otras.

Tanto por obtener una ventaja que nos permita gestionar mejor la organización, controlar procesos, controlar costes, conocer mejor a los clientes, relacionarnos mejor con todas las partes implicadas en el proceso productivo, identificar oportunidades, amenazas,… como por los futuros requisitos que nos plantee la Administración, las empresas deben tomar conciencia de los beneficios de invertir en un sistema de información adaptado a sus necesidades. No se puede competir en un mercado cambiante como el actual con herramientas del siglo pasado, pues cualquier competidor que utilice herramientas de última generación no tardará en sacarnos del mercado.

A la par, se debe tener en cuenta que, para sacar el máximo provecho de un sistema de información adecuado a nuestro negocio, que nos permita tomar decisiones y competir en situación ventajosa, se debe contar con profesionales instruidos en la materia, que puedan interrogar y extraer los datos de este sistema de información para convertirlos en información valiosa para la organización.

Del mismo modo que si queremos correr un campeonato de Fórmula 1 debemos contar con un buen coche (nuestro producto) también debemos contar con un gran piloto (dirección) y con un buen equipo de ingenieros (equipo técnico).

Directivos y gerentes, ¿estáis preparados para liderar la implantación de estos avances en vuestras empresas?

La carrera ha empezado, ¿estamos preparados?

Reflexionad, y sobre todo, actuad!!

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